Duidelijke afspraken, Algemene Voorwaarden van AgendaTotaal

Versie: 2025.2
Laatst bijgewerkt: 25-10-2025

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

AgendaTotaal: de onderneming AgendaTotaal, gevestigd te Groningen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 01121404.

Dienst(en): de door AgendaTotaal aangeboden online afsprakenmanagementsoftware (SaaS), inclusief alle modules, functionaliteiten, updates en ondersteuning.

Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen AgendaTotaal en Klant betreffende het leveren van Diensten.

Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en een Overeenkomst aangaat met AgendaTotaal.

Account: de persoonlijke toegangsomgeving van Klant binnen de Dienst.

Gebruiker: iedere persoon die namens of met toestemming van Klant gebruikmaakt van de Dienst.

Content: alle gegevens, informatie, teksten, afbeeldingen en andere materialen die door of namens Klant worden ingevoerd in de Dienst.

Verwerkersovereenkomst: de overeenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG tussen Klant (verwerkingsverantwoordelijke) en AgendaTotaal (verwerker), opgenomen in Bijlage 1.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, Overeenkomsten en leveringen van AgendaTotaal aan zakelijke klanten.

AgendaTotaal levert uitsluitend aan zakelijke klanten. Door het aangaan van een Overeenkomst verklaart Klant uitdrukkelijk dat hij handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf en niet als consument in de zin van artikel 7:5 BW.

Door het aangaan van een Overeenkomst of het gebruik van de Dienst aanvaardt Klant deze algemene voorwaarden.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.

De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Indien één of meer bepalingen nietig zijn of worden vernietigd, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen treden dan in overleg om een vervangende bepaling vast te stellen die zoveel mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.

Deze voorwaarden gelden eveneens voor toekomstige overeenkomsten tussen partijen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 3 – Aanbod en Totstandkoming van de Overeenkomst

Alle aanbiedingen van AgendaTotaal zijn vrijblijvend, tenzij anders vermeld.

Een Overeenkomst komt tot stand door online registratie via de website van AgendaTotaal, gevolgd door een succesvolle bankrekeningvalidatie zoals omschreven in artikel 7.2. Tot dat moment geldt de registratie als niet-bindend.

AgendaTotaal heeft het recht een aanvraag te weigeren indien er gegronde redenen zijn om aan te nemen dat de Klant niet aan zijn verplichtingen zal voldoen of misbruik zal maken van de Dienst.

Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van alle verstrekte gegevens. AgendaTotaal is niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit onjuiste of onvolledige informatie.

Klant garandeert bevoegd te zijn om de Overeenkomst namens zijn onderneming aan te gaan.

Artikel 4 – Proefaccount

AgendaTotaal kan de Klant een gratis proefversie aanbieden (“Proefaccount”) voor een vooraf vastgestelde periode.

Na afloop van de proefperiode wordt het Account automatisch beëindigd. Content uit het Proefaccount wordt niet eerder dan zeven (7) dagen na afloop verwijderd, tenzij Klant binnen die termijn een betaald abonnement activeert.

Tijdens de proefperiode gelden deze voorwaarden, met uitzondering van betalingsverplichtingen. Support en SLA’s zijn beperkt.

Artikel 5 – De Dienst

Beschikbaarheid

AgendaTotaal spant zich in om de Dienst continu beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken werking. De Dienst wordt geleverd op “as-is”-basis. AgendaTotaal streeft naar een beschikbaarheid van 99% op jaarbasis (inspanningsverplichting).

Onderhoud

Gepland onderhoud dat de beschikbaarheid beïnvloedt, wordt waar mogelijk minimaal 48 uur vooraf aangekondigd. Noodonderhoud kan zonder aankondiging plaatsvinden.

Compensatie

Indien de Dienst langer dan 72 aaneengesloten uren onbeschikbaar is door een toerekenbare fout van AgendaTotaal (geen overmacht of gepland onderhoud), heeft Klant recht op een pro-rata restitutie over de betreffende periode.

Support

Support via e-mail (support@agendatotaal.nl) tijdens werkdagen van 09:00 tot 17:00 uur. Reactietijd binnen 24 uur op werkdagen.

Wijzigingen

AgendaTotaal mag de functionaliteit van de Dienst wijzigen of uitbreiden. Bij wezenlijk nadelige wijzigingen geldt artikel 14.

Artikel 6 – Verplichtingen van de Klant

• De juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van alle ingevoerde gegevens;
• Het vertrouwelijk houden van inloggegevens;
• Rechtmatig gebruik van de Dienst conform wet- en regelgeving.

Het is Klant verboden de Dienst te gebruiken voor illegale activiteiten, het verspreiden van malware of spam, reverse-engineering, overbelasting van de infrastructuur of commerciële doorverkoop zonder schriftelijke toestemming.

Bij overtreding mag AgendaTotaal het Account opschorten of beëindigen. Waar mogelijk krijgt Klant vooraf drie (3) werkdagen de gelegenheid om de overtreding te herstellen, tenzij sprake is van ernstige of herhaalde overtredingen.

Klant dient sterke wachtwoorden te gebruiken, beveiligingsincidenten direct te melden, 2FA te activeren (indien beschikbaar) en toegang van ex-gebruikers onmiddellijk te verwijderen.

Artikel 7 – Tarieven en Betaling

Alle tarieven zijn in euro’s en exclusief btw. De actuele prijzen staan vermeld op www.agendatotaal.nl.

Machtiging en validatie

1. Door het aangaan van de Overeenkomst verleent Klant AgendaTotaal een doorlopende SEPA-incassomachtiging.
2. Ter validatie dient Klant éénmalig € 0,01 via iDEAL te voldoen. Dit bedrag wordt teruggestort.

Prepaid-principe

Betaling geschiedt altijd vooraf; zonder betaling geen toegang tot de Dienst.

Incasso-momenten

• Maandabonnement: incasso in de derde week van de lopende maand.
• Kwartaalabonnement: incasso in de laatste maand van het kwartaal.
• Jaarabonnement: incasso in de laatste maand van de lopende periode.

Klant wordt minimaal zeven (7) dagen vooraf per e-mail of WhatsApp geïnformeerd over de incassodatum.

Upgrade

Bij upgrade wordt het prijsverschil pro-rata berekend en direct gefactureerd.

Facturatie en mislukte betaling

1. Bij storno of onvoldoende saldo wordt toegang geblokkeerd na afloop van de betaalde periode.
2. AgendaTotaal stuurt instructies voor handmatige betaling.
3. Toegang wordt hersteld binnen 24 uur na ontvangst van betaling.
4. Content blijft 30 dagen bewaard. Klant ontvangt ten minste zeven (7) dagen vóór verwijdering een waarschuwing per e-mail.
5. Na 30 dagen zonder betaling mag AgendaTotaal het Account en de Content permanent verwijderen.

Prijswijzigingen

1. Jaarlijkse indexatie (max. 5%) of aanpassing bij kostenstijgingen is toegestaan.
2. Prijswijzigingen worden minimaal twee (2) maanden vooraf aangekondigd.
3. Klant mag binnen 30 dagen na aankondiging kosteloos opzeggen vóór de ingangsdatum van de verhoging.

Artikel 8 – Restitutie en Annuleringsrecht

Alle betalingen zijn definitief; er geldt geen wettelijk herroepingsrecht (B2B-overeenkomst).

Uitzondering jaarabonnementen

1. Binnen 48 uur na start van het eerste jaarabonnement kan Klant schriftelijk ontbinden via info@agendatotaal.nl.
2. Restitutie vindt plaats binnen 14 dagen na een geldig verzoek.
3. Geldt enkel voor het eerste jaar, niet voor verlengingen of andere abonnementsvormen.
4. Deze beperking geldt voor zover dit niet in strijd is met de redelijkheid en billijkheid (art. 6:248 BW).

Restitutie vindt verder alleen plaats als expliciet vermeld in deze voorwaarden.

Artikel 9 – Privacy en Gegevensverwerking

Rollen

• AgendaTotaal is verwerkingsverantwoordelijke voor account- en facturatiegegevens.
• AgendaTotaal is verwerker voor Content die Klant invoert.
• Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor deze Content.

Door het aangaan van de Overeenkomst gaan partijen tevens een Verwerkersovereenkomst aan (Bijlage 1). AgendaTotaal neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.

Data-export en verwijdering

Klant kan te allen tijde exporteren tijdens de looptijd. Na beëindiging blijft export 30 dagen mogelijk; daarna wordt alle Content onherroepelijk verwijderd, behoudens wettelijke bewaarplicht.

Dataportabiliteit

Export beschikbaar in CSV, XLSX en PDF; voor API-gebruikers ook JSON.
Exports zijn binnen 24 uur beschikbaar en 7 dagen te downloaden.
Een actueel overzicht van subverwerkers is te vinden op www.agendatotaal.nl/verwerkers.

Artikel 10 – Intellectuele Eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst berusten bij AgendaTotaal of haar licentiegevers.
Klant krijgt een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor eigen zakelijk gebruik gedurende de looptijd van de Overeenkomst.

Klant behoudt alle rechten op zijn eigen Content, maar verleent AgendaTotaal een niet-exclusieve licentie om deze te gebruiken voor het leveren van de Dienst.

Feedback of suggesties van Klant mogen door AgendaTotaal vrij worden gebruikt op basis van een kosteloze, niet-exclusieve en eeuwigdurende licentie.

Klant mag geen aanduidingen over eigendomsrechten verwijderen of wijzigen.

Artikel 11 – Aansprakelijkheid

AgendaTotaal is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst, gemiste besparingen, dataverlies of reputatieschade.
De totale aansprakelijkheid voor directe schade is beperkt tot het bedrag dat Klant in de laatste zes (6) maanden heeft betaald, met een maximum van € 20.000 per gebeurtenis, tenzij deze beperking onredelijk is (art. 6:248 lid 2 BW).

Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van AgendaTotaal.
Vorderingen verjaren na 12 maanden vanaf het moment van ontdekking van de schade.

Klant vrijwaart AgendaTotaal voor aanspraken van derden die verband houden met het gebruik van de Dienst, de Content of schending van wetgeving door Klant.
Schadeclaims dienen binnen 14 dagen na ontdekking schriftelijk te worden gemeld.

Alle verplichtingen van AgendaTotaal zijn middelenverplichtingen, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

Artikel 12 – Overmacht

AgendaTotaal is niet gehouden tot nakoming bij overmacht, waaronder o.a. storingen bij providers, DDoS-aanvallen, beveiligingsincidenten, overheidsmaatregelen, pandemieën, oorlog of natuurrampen.
Tijdens overmacht worden verplichtingen opgeschort.

Duurt de overmachtsituatie langer dan 60 dagen, dan mag ieder der partijen de Overeenkomst schriftelijk ontbinden zonder schadeplichtigheid.

Artikel 13 – Looptijd en Opzegging

De Overeenkomst loopt voor de gekozen abonnementsduur (maand, kwartaal of jaar) en wordt daarna automatisch verlengd met gelijke duur.
Opzegging dient uiterlijk 14 dagen vóór het einde van de lopende periode schriftelijk te gebeuren via info@agendatotaal.nl.
Na beëindiging blijven reeds verschuldigde bedragen verschuldigd.
Artikel 9 (Privacy) blijft van kracht zolang er nog data worden verwerkt.

Artikel 14 – Wijziging van de Voorwaarden

AgendaTotaal mag deze voorwaarden wijzigen.
Wijzigingen worden ten minste 30 dagen vóór inwerkingtreding bekendgemaakt per e-mail.
Indien de wijziging wezenlijk nadelig is, mag Klant de Overeenkomst opzeggen vóór de ingangsdatum van de wijziging.
Voortgezet gebruik van de Dienst na die datum geldt als aanvaarding.

Artikel 15 – Toepasselijk Recht en Geschillen

Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten tussen partijen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter te Groningen, tenzij dwingend recht anders bepaalt.